社員の労を労い、結束力強化を図るために社員旅行や合宿、研修旅行を計画している企業もあることでしょう。しかし、社員旅行の旅費を福利厚生費とするには税制面で注意が必要です。今回は、社員旅行の概念や福利厚生費として処理できる条件について説明してきます。

社員旅行とは

社員旅行とは、企業や団体がその社員や関係者を対象に行う旅行のことです。これは、従業員同士の親睦を深める、労をねぎらう、チームワークを高める、社員のモチベーションアップ、離職率を低くする、求職者への企業のアピールポイントとするなど様々な目的で企業から提供される福利厚生の一つとして行われます。
そもそも、福利厚生は所得税上では非課税対象であるため、従業員は税負担なく恩恵を受けることができます。企業側も経費とすることが可能です。

福利厚生費として処理できる条件

社員旅行の費用は、経費とすることが可能です。場合によっては給与として処理しなければいけないこともあり、経済的利益を受けた従業員には所得税が課されることになります。
福利厚生費と処理するには、下記に記載する条件があります。
① 旅行の期間が４泊５日以内であること
※海外ではあれば、滞在期間が４泊５日以内であること。
② 参加人数が全体の50％以上であること。
※工場や支店ごとに行う旅行は、それぞれの職場ごとの人数の50％以上が参加することが必要です。

社員旅行の種類

社員旅行の中でも、レクリエーション旅行や合宿、研修旅行等もあります。目的によって課税関係が異なってきます。レクリエーション旅行の場合と合宿・研修旅行の２つの場合について、従業員の給与扱いとして課税しなくても良い条件を下記に例示しています。

【従業員レクリエーション旅行】

従業員レクリエーション旅行は、主に従業員間の親睦を深めるために実施されます。条件は、上記①②の他に、旅行プランが「社会通念上一般的に行われている」と認められるものであれば、福利厚生費として処理することができます。

従業員レクリエーション旅行の中でも、次のようなものに該当する場合は上記条件を満たしている場合でも従業員レクリエーション旅行には該当しないため、「給与」または「交際費」として処理することになります。
１． 役員だけの旅行
２． 私的な旅行と認められる旅行
３． 取引先と一緒に旅行（接待・供応・慰安等の目的）
４． 金銭との選択可能な旅行（参加に代えて旅行代金を金銭にて支給する場合）

【合宿・研修旅行】

研修旅行等が会社の業務の一環として「直接必要な旅行」の場合、かかった費用は給与として課税されません。
しかし、「直接必要でない旅行」の場合、かかった費用は給与として課税されることになります。
また、「直接必要な部分」と「直接必要でない部分」が混ざっている場合は、必要でない部分の費用は、給与として課税されます。下記に、「直接必要でない旅行」の具体例を示しています。
⑴ 同業者団体の主催する、主に観光旅行を目的とした団体旅行
⑵ 旅行のあっせん業者などが主催する団体旅行
⑶ 観光渡航の許可をもらい海外で行う研修旅行

不参加による取り扱いの違い

社員旅行に参加できなかった社員から旅費の金銭支給を求められた場合の経費処理については、旅行に参加しない事情により下記２つの取扱いがあります。
《自己都合による不参加の場合》
自らの意思で社員旅行に参加しなかった従業員に旅費相当の金銭を支給する場合、「旅行に参加した社員を含めた全員」に対して、その金銭相当額が給与としてみなされて課税されることになります。
《業務の都合による不参加の場合》
会社の業務上の理由で参加できなかった従業員に、旅費相当の金額を支給する場合、「参加できなかった従業員」に対しての給与として課税されます。なお、実際に旅行に参加した従業員については当該金銭相当額が給与として課税されることはありません。

家族参加の場合の取り扱い

社員旅行の主な目的は、社員の努力を労うことです。社員旅行は基本的に従業員だけを対象としているため、家族が同伴する際には、その費用は経費として計上できず、自己負担または給与として課税の対象となる可能性が高くなる点に気をつける必要があります。しかし、家庭の事情等により、家族の同伴がなければ社員旅行への参加が困難なこともあるかもしれません。また、国内旅行のように、費用が高額でなく社会通念上一般的に社員旅行として認められる範囲内の旅行であれば、個別の事情を総合的に判断し、給与課税しなくてよいとされるケースがあるかもしれません。基本的には課税の対象となる可能性がありますが、その判断は難しいものとなります。家族で経営する企業では、「家族旅行」と「社員旅行」をはっきりと分けることも重要です。

適用期間

中小企業投資促進税制の適用期間は令和7年3月31日までです。その期間までに対象設備を取得して稼働していることが適用条件です。中小企業投資促進税制は平成10年６月から何度も延長されています。現在は令和7年3月31日までですが、さらに延長になる可能性もあるでしょう。次回の税制改正により制度内容に改定があるかもしれませんので情報を逃さないようにしましょう。

まとめ

社員旅行は、チームの結束を深めるだけでなく、従業員のモチベーションをアップさせる効果もあります。これを福利厚生費として計上することで、経済的なメリットも享受できます。しかし、社員旅行を計画する際には、そこに生じる課税関係を無視できません。会社側の事情に加え、従業員の個々の事情も鑑みて判断し、どのような旅行にすれば要件を満たすか事前に確認しながら計画を立てましょう。