出張のある会社は多くあると思います。今回は、その出張手当の支給をルール化したり、出張費の扱いを明確化するために必要な「出張旅費規程」のメリットとその作成方法をご紹介します。
出張旅費規程は、手当を支払う側と受け取る側どちらにもメリットがあるので、導入していない企業の方は、下記を参考に作成を検討してみてはいかがでしょうか。

旅費規程とは

旅費規程とは、出張旅費の精算を行う際の基準となる社内で取り決めた規程のことです。旅費規程では出張中に掛かった食事代や通信費、交通費など一定額の補助が必要な日当、また宿泊が伴う場合には宿泊費も支給しなければなりません。その際に、規程内容に従い精算していきます。

作成するメリット

①出張旅費の精算の手間の削減

出張が多い企業は、出張経費を精算する手間が発生し処理作業が多くなってしまいます。
規程が作成されていない場合、旅費精算の申請書が提出された際に申請されたものが旅費として精算できるかどうかの判断基準がないため、判断に要する時間と手間も発生します。
旅費規程にて出張先の場所に応じて支給額を定め、その金額内で交通費や宿泊費を支給する形をとることは、判断基準が明確になるだけでなく精算する手間を削減になるなど大きなメリットにつながります。

②法人税や所得税の節税につながる

旅費規程を作成することで、出張旅費を支払う会社側、受け取る役員・社員側のどちらにもメリットがあります。
会社側のメリットとして、法人税の節税になります。旅費規程を作成しておけば、一定の金額を日当として支給することで、支払い分はすべて経費として扱うことが可能です。法人税は、売上から経費を差し引き後の利益に対してかかる税金ですので、経費を増やせば結果的に法人税を節税できることになります。
役員・社員側のメリットとして、旅費規程で定めた経費の支給は、所得税の非課税の対象です。また、社会保険の算定基準にも含まれません。所得として扱われないため、所得税や住民税は発生せず負担がありません。

旅費規程にかかわる法律

旅費規程の作成には会社に一存されていますが、労働基準法の就業規則の一部として扱われています。就業規則の一部とは、就業規則は相対的必要事項8項目、絶対的必要事項3項目に分けることができ相対的必要事項の8項目目の「その他全労働者に適用される事項」に該当するのが旅費規程です。社員10名以上の会社は、作成または変更後は労働基準監督署へ届け出る必要があります。前提として全従業員に適用しなければなりません。

日当や宿泊費の相場はいくらか

出張旅費は非課税にあたりますが、労働基準法では具体的な金額は定められていません。そのため、同規模や同業種の他社との比較で社会通念上の金額に設定することが妥当です。

旅費規程を作成する内容

定められた項目はありませんが、下記項目は一般的な内容ですので業務形態に合わせて随時追加・削除して頂いても構いません。

①目的

「どんな場合に規程が適用されるのか」を記載します。例えば「社員の旅費は、出張旅費、研修旅費とし、研修旅費は、出張旅費に準じて支払いする」などと記載します。

②適用範囲

適用対象は、基本的に全社員です。非正規雇用者も出張する場合、その旨も記載しておきます。

③出張の定義

出張とする判断を移動距離で定めることが多いです。「〇〇km以上から支給する」などと具体的な数字で記載します。

④支給額と条件

日当や交通費、宿泊費等の項目ごとの金額と条件を記載します。役職によって変える場合も記載しておきます。

⑤手続きの流れ

「月末までに旅費精算書を提出し、翌月月末払いにする」など申請から支給までの流れを記載します。

⑥想定外事由や緊急時の対応

出張中は、出張者が事故に遭ったり、自然災害やテロ、傷病にかかったりする可能性があります。急な有事の際の対応規程も設けておくことをおすすめします。
出張者を確実にかつ迅速にサポートできる体制を整える意味でも旅費規程に確実に盛り込んでおきましょう。

旅費精算書を作成する

どんな目的でどれだけの出費があったか証拠となる書類が必要です。出張する従業員が旅費精算書に内容を記入にすることに加え、レシートや領収書を添付してもらうことで経理処理がスムーズに行えるだけでなく、今後の健全な財務処理やコスト管理や税務調査、税務申告の上でも重要な根拠となります。既定の書式はありませんので自己作成した書式を使用しても構いません。

総会議事録を残す

出張旅費規程は会社規程であり、会社の決議事項になります。そのため、作成しただけでは規程の効果がありません。株式会社の場合は株主総会を開催し株主総会議事録を残し、合同会社の場合は株主ではなく社員総会を開催し社員総会議事録を作成しておきましょう。

旅費規程で支給した日当の仕訳方法

日当の仕訳方法では勘定科目は「旅費交通費」を使用します。

例）会社が従業員に出張時の日当を現金支給した。出張期間は６日間で会社の規程により従業員の出張時の日当は日額2,500円と規程している。

まとめ

旅費規程は社員が出張する時に旅費精算の事務処理を円滑に行うための社内規程であり、社員間に不公平感をなくすことでモチベーション維持につながるだけでなく節税効果が大きくなるメリットがあります。
旅費規程の作成を検討してみるのも良いかと思います。